I temat vardagsutmaningar har vi kommit till ”det svåra samtalet”
I temat vardagsutmaningar har vi kommit till ”det svåra samtalet”
-Fatta beslut med hjärnan men agera med hjärtat-
Blandar man ihop dessa ingredienser är risken stor för rörighet, otydlighet och framtida onödiga konflikter.
Dina beslut leder ofta till påverkan i andra människors liv och arbetsvardag, både positivt och negativt.
Som ledare levererar du sannolikt en mängd beslut. Oavsett om det är i det dagliga nuet eller om det är större frågor med stora konsekvenser hamnar vi ofta i situationer som kräver eftertanke. Eftertanke därför att det finns en mottagare i andra änden som kommer reagera.
Nedan följer en något förenklad sexstegsmodell över det svåra samtalet, framtagen av beteendevetaren Kerstin Ljungström. Använd gärna strukturen både i det stora och det lilla.
Steg 1: Avsätt gott om tid.
Som så ofta annars gäller det att vara väl förberedd. En grundregel är att avsätta gott om tid för samtalet. Se till att du inte har en tid att passa direkt efteråt, eftersom det är svårt att veta exakt hur lång tid som behövs.
Steg 2: Ge en förvarning.
Innan du kommer till sakfrågan, ge en förvarning i stil med: ”Det jag nu säger kommer förmodligen att bli ansträngande för dig att höra.” Syftet är både att underlätta för den du riktar budskapet till och för egen del få en inledning som leder direkt till saken.
Steg 3: Gå rakt på sak.
Tuffa besked är tuffa besked – ingenting blir bättre av att du lindar in det du vill säga eller pratar kring det. Då är risken i stället att det blir otydligt eller missförstås, vilket snarare komplicerar situationen än underlättar.
Var ärlig. Säg som det är, och berätta också varför. Lyssna därefter till den andra personens version.
Det är viktigt att kontrollera att det du har sagt har uppfattats rätt, genom att be den du talar med att upprepa budskapet.
Steg 4: Ta hänsyn till känslorna.
Var medmänsklig. Din viktigaste roll i detta skede är att vänta ut känslorna, lyssna och bekräfta.
Försök att vara flexibel och anpassa dig till det som händer. Här har du nytta av att i förväg ha funderat över vilka reaktioner som kan uppstå.
Steg 5: Prata om framtiden och ge stöd.
Låt inte samtalet bara handla om det svåra, utan var framåtblickande, tala om den närmaste framtiden och även om åtgärder, om det är möjligt.
Steg 6: Avsluta med en summering och boka en ny tid.
Svåra besked kräver bearbetning, boka därför en ny tid för uppföljning.
New topic – daily challenges
Have you ever had a day or week at work when everything went exactly as you thought it would? A week with no surprise telephone calls, no new tasks delegated down to you, no unexpected turn of events or no difficult conversations to handle. The reality is that many people find that they start their working week with a “to do” list of things they need to complete and that by the end of the week that list has normally doubled in size. It is however not the challenges that come our way that is usually the problem, more so it is how we choose to (or not choose to) handle these challenges that will make or break us.
Over the next few weeks up until Christmas we will be writing about how you can best cope with some of those challenges and distractions that come your way each day. What are the biggest challenges in your working day? Let us know either in the comments sections on one of our social media pages or by emailing info@thinkdoandgrow.com.
AUTUMN MOTIVATION: GETTING YOUR PRIORITIES RIGHT
Sometimes you have so many things to do but just don’t know where to start. How do you prioritise when all you are facing is a list of priorities? When you find yourself in a such a situation, the first thing you should do is take time to reflect and draw up a battle plan. By clearing your mind and analysing the problem you can often find a better way forward. Focus on the following:
1) Analyse the source to see where the demand is coming from. Many of the priorities we have are ones that we place on ourselves, but if we are honest they can often be downgraded. What is more important, declaring your tax returns on time or making sure that the office storage room is cleaned out as you have promised to do that for ages? When judging priorities ask yourself the question “who will it effect and what will be the consequence if I do not complete this task?”
2) Can you delay or negotiate away the priority? Deadlines can sometimes be extended or maybe someone else is willing to take on the task instead of you.
3) Once you have sorted through your priority list, put them in to order based on when you need to do them by. Rather than starting with the activities that we deem easy or of lesser priority, start directly with the one that is due first and most important.
How do you sort your priorities?
Interested in leadership or need help with your prioritering? Email info@thinkdoandgrow.com for more information or check out www.thinkdoandgrow.com
Tid för återhämtning – ladda batterierna
Att fylla tiden med det vi ser som meningsfullt är avgörande för hur vårt liv kommer gestalta sig. Det handlar om att skapa balans mellan alla olika aspekter som berikar våra liv. De flesta av oss behöver ett arbete, inte minst för att skapa ett bekvämt och givande liv för oss själva och familjen. Nästan alla lägger största vikten vid att bilda familj. Alla har dessutom behov av att förverkliga sig själva i något kreativt, något som stimulerar den djupare motivationen – det kan till exempel vara någon form av sport, författarskap eller konst. Oavsett vad man väljer, så är det viktigt för sitt välmående att fylla livet med olika prioriteringar och att ha balans mellan dom.
Handen på hjärtat, hur ser dina prioriteringar ut? När gav du dig tid sist för ordentlig återhämtning i vardagen? När satte du dig själv senast i främsta rummet och lät dig försvinna in i någonting du mår riktigt bra av.
Allt för många i vårt dagliga samhälle tenderar fastna i den vardagliga snabba snurren med krav från alla håll.
Faktum är, att med lite medvetenhet och beslutsamhet är det enklare än vad man kan tro att hitta utrymme till det som verkligen ger den där extra energin i vardagen.
Utmana dig själv. Begrunda vad som är din vardagslyx. Fundera på vad det ger dig att faktiskt utföra din aktivitet. Fundera också på hur den energi det ger dig kan spilla över på andra i din närhet.
Nu när du tänkt färdigt – har du tid att inte ägna en stund åt dig själv?
Theme: Autumn motivation: Dusting off your goals
Have you ever set yourself a goal that you have not seen through? The reality is that this happens to (or has happened to) the most of us. A good goal doesn’t need to be lost though. Depending on what the goal is, at some stage you have made the decision that the goal is something that is important to you and that you want to achieve in the future. Now is as good a time as any to dust off these old goals that have been lingering at the back of your mind.
Begin by asking yourself 3 questions.
- Is the goal still important?
- Is the goal still realistic and achievable?
- What steps do you need to take to be able to achieve this goal?
Once you have asked these 3 questions you can then ascertain if the goal is still worth aiming for. If you decide that it is, then it’s time to take steps to make it in to a reality. A good way to do this is to write the goal down and divide it in to smaller sub goals. Another thing to do is to put your goal in a place where you can regularly see and review it. Put a copy of it on your fridge door or put a picture of it as a screen saver on your mobile phone or computer… anything you can do to make the goal a part of your every day consciousness is an effective way to keep it alive and real.
What goal would you like to achieve before the year is out? It’s never to late to start again!
Motivation – MISSING: Has anyone seen your flow?
Have you ever noticed how some days you can manage a task with the minimum of effort while on other days the same task can feel like that you are walking through thick mud? Think back to the last time when you were involved in a particular task or activity where you became so involved in what you were doing that time just flew away. A time where you were so focussed on what you were doing that nothing distracted you and your efficiency was like never before. This phenomenon is what we refer to as Flow! When we are in the flow our level of “self” is so aware that we often become at one with the task. Our focus is only on one thing and any mistakes we make just wash off us and vanish in to thin air. At the end of the task we often feel proud and on a high, we feel invincible!
A simple example of this might be washing dishes by hand after a large dinner party. Picture this. In front of you stands a large pile of dirty plates and this is all that lies before you and an evening of relaxation on the sofa. But you are ready for this. You turn on your best motivational song on the stereo and you can feel your foot start to tap to the rhythm. You immerse yourself in the activity and systematically take each plate one by one and rinse them from their dirt. Plate after plate becomes clean, you move with precision and skill… you are on fire, you are a machine! At the end of the task you lay on the sofa with your favourite drink in you hand and look back at a row of sparkling, clean plates glistening in the dish rack. If they gave out Olympic medals for washing dishes you would have a gold medal hanging from your neck and your national anthem would be echoing around the room. You can feel the sense of achievement rush though your body, you were in the zone, you had flow!
So how can you best make sure that you find your flow again, especially in the workplace? It is very much individual, but flow often occurs when a number of different factors come in to play. It often happens when we set ourself clear goals that are achievable but yet challenging. Goals that once completed will give us an immediate reward and satisfaction. It happens when we manage to close off all external distractions and can focus on the enjoyment of completing the task at hand. Most importantly though flow occurs when we undertake the task with a smile on our face.
At Think Do & Grow we want you to find your flow every day. When we work with leaders we help them become more effective and we aim to help them put a smile in to every task they undertake.
Contact us if you want us to help you find your flow, together with one of our leadership programmes we can help you put that gold medal around your neck!
Email: info@thinkdoandgrow.com
Motivation – Find your WHY
Vill du och ditt företag vara 12 gånger lönsammare än era konkurrenter?
I Harvard business Review står att läsa, ”Visions och värderingsstyrda företag är 12 gånger lönsammare än de som inte är”.
All forskning visar entydigt att kontroll är sämsta tänkbara. Regler fördummar människor och får dem att sluta tänka själva, ta egna initiativ och ta ansvar. Och hur många bestämmelser ni än sätter upp kan ni aldrig förutse alla tänkbara situationer.
Däremot ger ett värdebaserat ledarskap medarbetarna en frihet att ta egna initiativ och lösa arbetsuppgifterna efter eget huvud, samtidigt som de har en tydlig ram i form av syfte, vision, mål, strategier och gemensamma värderingar att luta sig mot. Det ger en god balans mellan trygghet och frihet. Samtidigt som gruppkänslan blir tydligare, konflikterna minskar och samspelet flyter smidigare.
Samtidigt visar forskning att Sverige har en unik position på den kulturella världskartan när det kommer till värderingar. Vi fokuserar på självförverkligande mer än något annat folk i världen samtidigt som vi har allt mindre förtroende för tradition och auktoriteter.
Ur ett ledningsperspektiv ger denna position många möjligheter att skapa en stark företagskultur med självständiga individer, men skapar också nya utmaningar i att attrahera, motivera och leda dessa talanger.
Utefter ovan nämnda resonemang öppnas onekligen möjligheter till enorma krafter. Försök se framför dig ett antal människor fast beslutade att förverkliga sig själva i er organisation. Vad kan gå snett? Jo, att de försöker förverkliga någonting som inte ligger i linje med ert företags målsättning. Här ställs krav på er som företag och ledare att ert företags why är helt solklart. Ju bättre det sitter ju lättare blir det att matcha er personals why med företagets. Varför finns ni som företag och hur kan den sökande matchas mot det?
Apples existensberättigande bygger på att utmana status quo, dessutom råkar de sälja datorer. Om du är beredd att dra ditt strå till stacken för att bidra till förändring, då är du välkommen att arbeta för Apple. Detta kommer inte som en överraskning så småningom, det är solklart från början.
Så, vad är dit kall i livet, vad är ert företags existensberättigande och vill ni vara 12 gånger lönsammare än andra?
Find your why?
Nytt tema – motivation
Nu har vi framför oss höstens kanske två motigaste månader, oktober och november. Det är nu det gäller att ta fram sin verktygs låda för att få hjälp att behålla eller hitta motivationen.
Ordet motivation kommer från latinets movere som betyder att röra sig. Motivation betecknar de processer som sätter människan i rörelse; de krafter som ger hennes beteende energi och riktning. En ledare har till arbetsuppgift att sätta sig själv och andra i rörelse mot bestämda mål.
Följ oss några veckor framöver där vi ger er en verktygslåda för att hitta eller behålla motivationen under kanske höstens motigaste period. Det kan handla om att fråga sätta sig ”varför?”, hur man kan skapa ett dagligt ”flow”, eller hur man skapar tid för återhämtning.
Vill ni ha mer individuellt stöd och hjälp så kontakta oss gärna på Think Do & Grow.
Verktyg – målplaner
Att jobba med och mot mål handlar inte enbart om att sätta mål. Naturligtvis krävs en del att få till krispiga SMARTa mål (specifika, mätbara, aktiverande, realistiska och tidsatta). Men det kräver också lite tankearbete innan man börjar springa. Först kanske det viktigaste; varför!. Om vi inte kan hitta tillräckligt många fördelar med att nå målet kommer vi med all säkerhet tappa motivation under resan. Det är fördelen med målen som ska hjälpa oss att ta oss hela vägen in i kaklet.
Att vi kommer möta hinder på vår väg är nog i de flesta fallen oundvikligt. Att då redan i planeringsfasen försöka identifiera dessa gör att vi är beredda och kanske redan har en lösning om/när de dyker upp.
Delmål på vägen gör det möjligt för oss att fira delsegrar, men även att ta tid för reflektion om kursen/planen måste justeras.
Efter att ha gjort de här stegen i planen kommer kanske det viktigaste, att ta beslut på om målet är värt den tid och resurser det tar i anspråk. Det är nu vi har tillräckligt mycket information för att ta ett realistiskt beslut, och det är oftast i denna fas motivationen har ökat alternativt minskat för att nå målet, när vi vet vad som krävs.
Det här är en av kärnan i Think Do & Grows processer, att jobba med sina mål, inte bara sätta dem. Nyfiken? Kontakta oss!
Hur gör ni i er organisation? Har ni målprocesser eller sätter ni mål?
Tools – mentor
Leadership doesn’t have to be a lonely task.
Probably one of the best things that will help you on your journey as a leader is also one of the oldest. We are of course talking about taking help and advice from a teacher or companion. Throughout the history of mankind, many leaders have sought the wisdom and experience of others to help them. In fact the word ”mentor” has its roots in Greek mythology. In the Odyssey, Mentor was a character who advised and protected Odysseus’ son Telemachus
Having good and trusted support can be invaluable. It is not always the case that a leader is able to share all of their thoughts with the the rest of their team, and this is where having someone as a “bouncing board” can be of great help. If you are looking for a such a person it is important to try and find someone who you respect and can trust. You will want to find someone that you know will challenge you and always give you their honest opinion. Someone that will constantly help you raise your game.
Who has been your greatest support during your career? Many of the people that take leadership programmes at Think Do and Grow, greatly appreciate the fact that when they meet with one of our leadership coaches, that they have someone to meet and bounce ideas with on a regular basis. Feel free to contact us if you want to find out more about how we can help you.
