De allra flesta ledare vi coachar upplever att tiden ofta har svårt att räcka till för de uppgifter de skall lösa. Ibland har man helt enkelt alltför mycket att göra men många gånger kanske man som ledare har svårt att prioritera.Att avgöra vad som är viktigast är grundläggande i all planering och effektiv tidsanvändning. Det kan ibland vara svårt att avgöra vad som är viktigt, när vi distraheras av krissituationer eller av dagens jäkt och kaos, när allt och alla ”rycker och sliter” i oss. Den enkla ”Viktigt/Brådskande-Matrisen”är ett bra och enkelt verktyg för att hjälpa dig prioritera bättre. Det väsentliga är att man alltid strävar efter att genomföra det som är Viktigt. Av alla viktiga saker är det de brådskande, som kommer högst på åtgärdslistan. Det brådskande gäller allt som tränger sig på och stör oss i vår planering, till exempel akuta kriser, vissa telefonsamtal, avbrott och oväntade händelser som kräver vår uppmärksamhet nu.
Det uppstår fyra prioriteringsgrupper (se bild).
Det är klart att man i första hand måste ta hand om det som är Viktigt/Brådskande,
det akuta, annars får man problem. Det finns en risk att man därefter kastar sig över
kategorin Mindre viktigt/Brådskande som ju också är brådskande, när man ändå fått upp farten. Målet är dock att skapa tid och fokusera på kategorin Viktigt/Mindre Brådskande i så stor utsträckning som möjligt. Kategori Mindre Viktigt/Mindre Bråttom skall man i möjligaste mån helt och hållet försöka undvika. Delegera eller kanske helt enkelt bara sluta göra.Denna modell beskriver ett sätt att tänka i prioriteringstermer. En modell i all ära men det är ju bara du som kan avgöra om den fungerar för dig. Bestäm dig för en konkret vecka och testa modellen om den hjälper dig att prioritera och att din upplevelse är att din tid räcker till mer och viktigare saker. ”
