I temat vardagsutmaningar har vi kommit till ”det svåra samtalet”
-Fatta beslut med hjärnan men agera med hjärtat-
Blandar man ihop dessa ingredienser är risken stor för rörighet, otydlighet och framtida onödiga konflikter.
Dina beslut leder ofta till påverkan i andra människors liv och arbetsvardag, både positivt och negativt.
Som ledare levererar du sannolikt en mängd beslut. Oavsett om det är i det dagliga nuet eller om det är större frågor med stora konsekvenser hamnar vi ofta i situationer som kräver eftertanke. Eftertanke därför att det finns en mottagare i andra änden som kommer reagera.
Nedan följer en något förenklad sexstegsmodell över det svåra samtalet, framtagen av beteendevetaren Kerstin Ljungström. Använd gärna strukturen både i det stora och det lilla.
Steg 1: Avsätt gott om tid.
Som så ofta annars gäller det att vara väl förberedd. En grundregel är att avsätta gott om tid för samtalet. Se till att du inte har en tid att passa direkt efteråt, eftersom det är svårt att veta exakt hur lång tid som behövs.
Steg 2: Ge en förvarning.
Innan du kommer till sakfrågan, ge en förvarning i stil med: ”Det jag nu säger kommer förmodligen att bli ansträngande för dig att höra.” Syftet är både att underlätta för den du riktar budskapet till och för egen del få en inledning som leder direkt till saken.
Steg 3: Gå rakt på sak.
Tuffa besked är tuffa besked – ingenting blir bättre av att du lindar in det du vill säga eller pratar kring det. Då är risken i stället att det blir otydligt eller missförstås, vilket snarare komplicerar situationen än underlättar.
Var ärlig. Säg som det är, och berätta också varför. Lyssna därefter till den andra personens version.
Det är viktigt att kontrollera att det du har sagt har uppfattats rätt, genom att be den du talar med att upprepa budskapet.
Steg 4: Ta hänsyn till känslorna.
Var medmänsklig. Din viktigaste roll i detta skede är att vänta ut känslorna, lyssna och bekräfta.
Försök att vara flexibel och anpassa dig till det som händer. Här har du nytta av att i förväg ha funderat över vilka reaktioner som kan uppstå.
Steg 5: Prata om framtiden och ge stöd.
Låt inte samtalet bara handla om det svåra, utan var framåtblickande, tala om den närmaste framtiden och även om åtgärder, om det är möjligt.
Steg 6: Avsluta med en summering och boka en ny tid.
Svåra besked kräver bearbetning, boka därför en ny tid för uppföljning.
