Att sprida kunskap och information, att göra medarbetare delaktiga i beslutsprocessen och problemlösningen är nödvändigt för framgång och tillväxt i din organisation. I dagens samhälle med överflöd av information är det kanske ännu viktigare att mötas för att förankra mål eller nå enighet i avgörande frågor. Men i överflödet av information riskerar mötet som kommunikationsform att missa målet. Oförberedda möten med kort varsel och vaga syften, rutinmässiga möten utan mål som inte leder verksamheten framåt gör att vi istället tror att det är själva mötet som är problemet.
Vi vänder på det. Mötet är trots allt ett av de viktigaste forumen som en ledare har i sin verktygslåda. Så inledningsvis behöver du reflektera kring exempelvis:
Låter du alla komma till tals? Hur väljer du att ta in de reflektioner och synpunkter från de som drar sig för att tala i grupp? Är du som ledare objektiv och neutral i mötet? Söker du konsensus när detta är nödvändigt för hur frågan ska bli hanterad i framtiden? Hur hanterar du olika åsikter i mötet?
Du behöver också förbereda mötet på olika sätt. Här följer ett exempel på checklista
✅Är mötet nödvändigt, är det rätt forum för frågan?
✅Är det rätt personer som deltar? Rätt antal?
✅Formulera tydlig målsättning för mötet (även regelbundet återkommande möten) Informera alla deltagare om målsättningen. Repetera och tydliggör syfte och mål vid varje tillfälle.
✅Gör en agenda och bedöm tidsbehovet, skicka ut i god tid. Tydliggör för alla deltagarna att göra nödvändiga förberedelser.
✅Förbered praktiska detaljer som rum, Teams mm.
✅Utse mötesledare (behöver det alltid vara du?) och protokollförare (kan det vara du?)
✅Fånga upp bra idéer
✅Utvärdera mötet mot målsättningen
✅Håll den utsatta tiden
✅Distribuera protokollet inom ett par dagar
✅Följ upp alla beslutspunkter
Vi på Leadership2Grow har många års erfarenhet av att utveckla organisationer och människor i olika typer av organisationer och branscher och träffar dagligen ledare som vill utvecklas. Kontakta oss gärna på info@leadership2grow.com
